Aviso de Privacidad para el Sistema de Atención Mexiquense (SAM)

Los datos personales recabados serán protegidos, incorporados y tratados en el Sistema de Datos Personales denominado Sistema de Atención Mexiquense (SAM), registrado el cual tiene su fundamento en los artículos 45, 46, 48, 52 y 91 de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios; 121 del Código de Procedimientos Administrativos del Estado de México, 1, 3 y 4 del Manual de Operación del Sistema de Atención Mexiquense; 20 y 21 fracciones VIII y IX del Reglamento Interior de la Secretaría de la Contraloría; Séptimo del Acuerdo del Secretario de la Contraloría del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado de México por el que se establece el Sistema de Atención Mexiquense, 25 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios; cuya finalidad es que los ciudadanos expresen de manera eficaz y sencilla sus inconformidades y satisfacciones respecto de un trámite o la prestación de un servicio público o bien, en cuanto al desempeño de los servidores públicos; tratamiento y protección de datos personales que deberá apegarse a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales del Estado de México, que en lo subsecuente y para efectos del presente aviso, se denominará como “la Ley”.

El tratamiento de datos personales del SAM se realiza a través de dos tipos de bases de datos, electrónicas y físicas; las bases de datos electrónicas se gestionan a través de un sistema informático disponible a través de internet, sistema que tiene por objeto establecer una coordinación entre las dependencias y entidades que los integran, así como una comunicación ágil con los ciudadanos, que les permita conocer el seguimiento a los folios iniciados, de conformidad con las disposiciones y limitaciones que marca la Ley. Así mismo, el sistema informático de referencia constituye una herramienta estadística e informativa, para fines de mejora del propio sistema, la atención ciudadana y en general, para el cumplimiento de los distintos fines que establece la materia.

Por su parte, el tratamiento de datos personales a través de bases de datos físicas, se realiza a través de los documentos y registros legales y administrativos, con motivo de la eventual integración de expedientes de quejas y denuncias para efectos de investigación y responsabilidades, y expedientes de seguimiento a las diversas solicitudes; los cuales se rigen conforme a las disposiciones legales conducentes.

En ese entendido, se le informa que el SAM se encuentra a cargo de la Dirección General de Responsabilidades de la Secretaría de la Contraloría del Gobierno del Estado de México; en lo que hace a asuntos relativos de la Secretaría de la Contraloría y de las Contralorías Internas de las Dependencias del Poder Ejecutivo, resultando importante mencionar que estas últimas constituyen las encargadas del tratamiento, de conformidad con lo dispuesto por los artículos 26, 27 y 28 fracciones I y V del Reglamento Interior de la Secretaría de la Contraloría y 4 fracción XV de la Ley.

En los demás casos, la Dirección General de Responsabilidades de la Secretaría de la Contraloría del Gobierno del Estado de México, solamente constituye un administrador y gestor a cargo de terceros (otros Poderes, Órganos Autónomos y Ayuntamientos), quienes a través de convenios de colaboración y coordinación realizan el uso del sistema para el cumplimiento de sus atribuciones, y transfieren información al SAM para fines estadísticos y de control, entidades que tienen el carácter de responsables de sus propios sistemas de datos personales, con quienes se deberá establecer comunicación para atender cualquier asunto relacionado con dicha información, a fin de que la Dirección General de Responsabilidades, se encuentre en aptitud de realizar cualquier modificación en el SAM, en congruencia con lo señalado por el artículo 45 de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios.

Con el propósito de que usted pueda identificar el tratamiento de sus datos personales y el modo en que se utiliza la información registrada, se le informa lo siguiente:

Se considera titular de los datos personales a los usuarios del SAM, a quienes se les clasifica en los perfiles siguientes: ciudadano, servidor público, cuentas de supervisión y estadísticas, cuentas de administración.

El perfil ciudadano en adelante, el ciudadano, a través del formulario electrónico disponible en internet, o en su caso, eventualmente a través de formatos físicos o escritos libres, proporcionan datos personales para efectos de ser notificados para el seguimiento y efectos procedentes de trámite de la queja y denuncia, sugerencia o reconocimiento que realicen a través del SAM, que se enuncian en el presente aviso, y, eventualmente, para el objeto de requerir su intervención en las actuaciones de los expedientes formados cuando legamente proceda, obteniendo para tales efectos datos personales de identificación, localización, así como cualquier otra información personal adicional que el ciudadano ingrese al sistema, para facilitar la integración y tramitación de los expedientes.

Para poder ingresar información al SAM, se le solicitará indicar de manera obligatoria el carácter en el que acude (ciudadano, servidor público, MiPyME); su género (masculino, femenino); nombre, apellido paterno, entidad federativa, municipio o delegación, localidad, código postal y domicilio para recibir notificaciones (calle, número exterior y/o número interior); sin lo cual no podrá registrar su solicitud en el sistema, y por ende, acceder a dicho servicio.

De manera adicional y facultativa, Usted podrá proporcionar su apellido materno, referencia de domicilio, teléfono y correo electrónico, así como cualquier otra información que el ciudadano ingrese al sistema, lo cual permitirá identificarle de mejor manera y localizarle en caso de que resulte necesario, por el personal autorizado para ello, en congruencia con las finalidades que motivaron la obtención de la información.

No obstante, al tratarse de un sistema informático de gestión de información que no tiene establecidos mecanismos de identificación y autenticación para el ciudadano, a fin de dar la posibilidad de presentar denuncias anónimas, es responsabilidad del ciudadano tanto la veracidad de los datos personales proporcionados, como su precisión e idoneidad, por lo que en caso de que no se indique información que permita identificar y/o localizar al ciudadano, o que la información registrada no corresponda o sea ratificada con la persona titular de dicha información; no permitirá, en el primer caso, otorgarle ningún carácter dentro de los procedimientos que eventualmente se inicien en términos de las disposiciones de la legislación común, incluyendo lo relativo a lo dispuesto por el artículo 114 del Código de Procedimientos Administrativos del Estado de México; y, en el segundo caso, el personal autorizado, no podrá establecer comunicación con el ciudadano y/o contar con los elementos indispensables para la tramitación del expediente.

La información que se incorpora dentro del SAM debe ser tratada por disposición expresa en Ley, por lo que una vez que se registra su información en el sistema, ésta queda sujeta a los tiempos de conservación y almacenamiento que establecen la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios, la Ley de Protección de Datos Personales del Estado de México y la Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México.

En ese entendido, en el caso de quejas y denuncias, al tratarse de información de utilidad para el ejercicio de una función pública que se lleva a cabo de oficio en función del interés público de salvaguardar la legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia que deban ser observadas en la prestación del servicio público, en términos de los artículos  45, 46, 52 y 53 de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios, una vez que el ciudadano proporcione datos personales en el SAM, sea de manera física o electrónica, dicha información no podrá ser eliminada de dicho de sistema de datos personales, hasta que se cumplan los supuestos de depuración y destrucción de documentos correspondientes.

Al momento en que proporcione los datos en el sistema electrónico y hace selecciona la opción “Siguiente” o “Registrar”, usted manifiesta su consentimiento expreso sobre el tratamiento de sus datos personales, en los términos expuestos en el aviso de privacidad.

En el caso de expedientes físicos, para cualquier información que el ciudadano proporcione y/o registre de manera adicional, el consentimiento para el tratamiento se entenderá otorgado a través de su firma en las actuaciones y promociones que correspondan.

De los datos mencionados con anterioridad, consistentes en nombre completo y apellidos, domicilio particular, teléfono para contactar y correo electrónico, son considerados como sensibles, al contener datos personales que afectan la esfera más íntima de su titular en función del tratamiento particular, cuya utilización indebida puede dar origen a discriminación o puede conllevar un riesgo grave su titular, datos para los cuales no se requiere de consentimiento de su parte, debido a que constituye un requisito legal para ser notificado, de conformidad con lo establecido en los artículos 25 fracción I, 26, 116 y 119 del Código de Procedimientos Administrativos del Estado de México y 7.2, 7.2.2. y 7.2.2.1 del Manual de Operación del Sistema de Atención Mexiquense, los cuales solamente pueden ser tratados por autorización expresa de su parte en términos del artículo 10 de la Ley, consentimiento que se sujeta a las reglas establecidas con anterioridad.

Así mismo, resulta importante mencionar que sus datos personales se consideran información confidencial, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 25 fracción I de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Del mismo modo, usted podrá autorizar en cualquier momento la publicidad y difusión de los datos personales que se consideran confidenciales, incluyendo los sensibles, lo que deberá constar de manera escrita, expresa e inequívoca.

La entrega de los datos personales consistentes en: nombre completo, apellidos y domicilio particular, tiene como finalidad contar con los datos de localización, para establecer contacto y comunicación con usted a efecto de que comparezca a ratificar su queja o denuncia, o bien para emitir alguna respuesta respecto de la sugerencia que propone, así como para que tenga la oportunidad de modificar o aclarar su queja o denuncia y aportar los medios de prueba con lo que cuente a efecto de acreditar los hechos que manifiesta, de conformidad con los artículos 25 fracción I, 26 , 116 y 119 del Código de Procedimientos Administrativos del Estado de México y 7.2, 7.2.2. y 7.2.2.1 del Manual de Operación del Sistema de Atención Mexiquense. Sin embargo, se hace de su conocimiento que es su derecho proporcionar la información que usted considere pertinente, pero se hace importante que usted tome en cuenta que la falta de información de datos de localización de conformidad con el criterio 8 inciso a) de los Criterios de Análisis del Sistema de Atención Mexiquense, se puede considerar como trámite inatendible por no contar con datos del ciudadano para ampliar la información o especificar su solicitud.

La recepción de la queja y denuncia o sugerencia no otorga el derecho a favor del titular de exigir el inicio de procedimiento administrativo en contra de algún servidor público o la implementación de la mejora según corresponda, puesto que la queja es el medio a través del cual un ciudadano hace del conocimiento a la autoridad de presuntas irregulares administrativas, cuya finalidad es mejorar el servicio público.

Así mismo, se le informa que la conservación de los datos personales almacenados en el sistema, tanto de manera física, como electrónica, constituye una finalidad derivada del tratamiento de la información, por lo que una vez emitido el último acuerdo de actuaciones del expediente respectivo, se estará a lo siguiente:

  • Cuando derivado de la tramitación de los expedientes se determine el archivo o no inicio de procedimiento de responsabilidad, el tiempo de conservación será hasta de seis años posteriores al año en el cual se emita el acuerdo de referencia, en función de los tiempos de prescripción de responsabilidades previstos en el artículo 71 de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios, tanto para el asunto principal, como para las responsabilidades derivadas de los servidores públicos encargados de la tramitación del expediente. En este supuesto, los tiempos de conservación podrán ampliarse de manera indefinida, cuando se interpongan medios de defensa en contra de los actos derivados de la tramitación y resolución de dichos expedientes.

  • Si derivado de la tramitación de los expedientes se determina el inicio de procedimiento de responsabilidad, los tiempos de conservación del documento se ajustarán a los del procedimiento respectivo, en el cual, una vez que se hubiera cumplido la ejecutoria del asunto que hubiere quedado firme, deberá ser conservado hasta por tres años posteriores, para los efectos de responsabilidades previstas en el párrafo anterior.

Los datos personales consistentes en: Datos de Identificación: Nombre completo y apellidos y Datos de localización: Domicilio particular, teléfono para contactar y correo electrónico, serán trasmitidos a la autoridad que en su caso sea competente para conocer del trámite que solicite, dentro del término de 24 horas hábiles siguientes a su presentación y formará parte de sistema de datos personales al cual se transmiten, tal como se especificó al principio de este documento. Fuera de estos supuestos, o de las excepciones previstas por el artículo 21 de la Ley, sus datos no podrán ser transmitidos o difundidos a persona alguna. Se le informa que no se consideran transmisiones las efectuadas entre el responsable y el encargado de los datos personales y las realizadas entre unidades administrativas adscritas al mismo sujeto obligado en el ejercicio de sus atribuciones. Resulta importante que usted considere que al brindar su consentimiento para la transmisión de los datos personales a las autoridades a las que se hizo referencia, dicha información será tratada en un sistema de datos personales diverso al cual hace referencia el presente aviso de privacidad, por lo que se le sugiere consultar el aviso de privacidad que corresponda al sistema de datos personales en posesión del destinatario.

En el caso de los demás perfiles de usuario, se registran como datos personales el nombre del titular de la cuenta, cargo, dirección de oficina, teléfono de oficina y correo electrónico oficial; dicha información tiene carácter público, debido a que obedece a funciones relativas al servicio público; los nombres de usuario y contraseña son datos personales que mantienen el carácter de confidencial; obtención y/o generación de datos personales que no requiere consentimiento, ya que constituyen elementos para el ejercicio de una función de derecho público en términos de los acuerdos y convenios establecidos para tal efecto, así como las disposiciones legales aplicables.

Los datos relativos se registran en los términos establecidos por el administrador del SAM. Asimismo, resulta importante mencionar que el resguardo y uso del nombre de usuario y contraseña son responsabilidad exclusiva del titular de la cuenta y, por ende, son intransferibles, debido a que constituyen elementos de identificación y autenticación, por lo que cualquier trámite o acto realizados al amparo o bajo el uso de éstas representa una extensión de la voluntad física y, por tanto, es susceptible de producir efectos jurídicos, así como de exigir su eventual responsabilidad en términos de las disposiciones constitucionales, administrativas, civiles, penales o políticas que procedan. Cualquier vulnerabilidad o afectación en la confidencialidad de dichos datos deberá ser reportada ante el responsable del sistema de datos personales, a fin de que se establezcan alternativas de solución, ya sean de carácter preventivo o correctivo. La información será conservada durante el tiempo que permanezca en activo el servidor público, con la función registrada para tal efecto, una vez que ya no se actualice dicha situación, la información podrá ser conservada para una finalidad derivada y para efectos de responsabilidades, hasta por cinco años posteriores al ejercicio en el cual se verifique lo anterior.

En ese entendido, al no manifestar su oposición en los momentos y actos indicados, se entiende que existe consentimiento para el tratamiento de los datos personales listados, en los términos citados en este aviso de privacidad. El SAM, por características de diseño, no trata información sensible de perfiles distintos al ciudadano, por lo que, en caso de que los titulares carguen o registren datos personales sensibles, será bajo su más estricta responsabilidad, deslindando de cualquier obligación a la Dirección General de Responsabilidades de la Secretaría de la Contraloría; en caso de que eventualmente se realice la carga o registro de información sensible en el sistema, no faculta a los ninguno de los perfiles de usuario para su tratamiento, a menos de que exista disposición en Ley que así lo permita, por lo que deberá protegerse en la medida en que resulte factible y establecer contacto con el Responsable del Sistema de Datos Personales para atender dicha eventualidad; para poder efectuar su tratamiento, carga o registro en el sistema, se deberá recabar el consentimiento expreso de su titular; La Dirección General de Responsabilidades podrá eliminar o bloquear cualquier información de carácter sensible que se encuentre en el SAM cuando no se cuente con la evidencia de la autorización expresa, o de las excepciones aplicables, en términos de los artículos 9 y 10 de la Ley de Protección de Datos Personales del Estado de México.

Se hace de su conocimiento que el periodo de conservación de los datos personales para efectos archivísticos y de administración de documentos será de 20 años a partir de que se agote la temporalidad prevista en las finalidades señaladas con anterioridad, plazo previsto en el artículo 8 de la Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México; una vez trascurrido dicho periodo los datos personales deberán ser destruidos, con excepción de los siguientes supuestos:

  • Algunos datos contenidos en los sistemas informáticos podrán ser conservados para fines estadísticos y de control, previo proceso de disociación en el que se eliminen los identificadores que hagan referencia al titular.

  • Solamente podrá ser conservada información de carácter histórico, cuando exista acuerdo o determinación que otorgue a la información tal carácter, por lo que los términos en los cuales se preservará la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información, se establecerán en los términos que se dispongan en materia de archivos, y, la temporalidad de la conservación de los documentos susceptibles de integrar dicha clasificación podrá ser ampliada en los términos que disponga dicha normatividad.

La Dirección General de Responsabilidades podrá realizar procesos parciales y graduales de depuración de datos personales contenidos en sus archivos, conforme a las políticas y criterios institucionales que en materia de archivos, documentos y registros que emitan para tal efecto.

Se le informa a los usuarios que cuentan con la posibilidad de ejercer en el Sistema de Datos Personales los siguientes derechos: acceso (derecho a solicitar y ser informado sobre datos personales que estén en posesión del sujeto obligado, el origen de dichos datos, el tratamiento del cual sean objeto, las cesiones realizadas o que se  pretendan realizar, así como a tener acceso al aviso de privacidad al que está sujeto el tratamiento, en los términos previstos en la ley), rectificación (cuando sean inexactos, incompletos, inadecuados o excesivos, siempre que sea posible y no exija esfuerzos desproporcionados), cancelación (cuando se dé un tratamiento a los datos personales en contravención a lo dispuesto por la Ley, o los datos personales hayan dejado de ser necesarios para el cumplimiento de la finalidad o finalidades de la base de datos previstas en las disposiciones aplicables o en el aviso de privacidad, con las excepciones de la Ley de la materia), y, oposición (cuando existan motivos fundados para ello y la Ley no disponga lo contrario, en el supuesto en que los datos se hubiesen recabado sin su consentimiento); los cuales se podrán hacer valer a través del Sistema de Acceso a la Información Mexiquense (SAIMEX, www.saimex.org.mx), o, en la forma que más le convenga al titular, ya sea de manera escrita o verbal, directamente o a través de apoderado o representante legal, por correo certificado o servicio de mensajería, ante la Unidad Administrativa Responsable del Sistema de Atención Mexiquense (SAM), es la Dirección General de Responsabilidades de la Secretaría de la Contraloría del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado de México, con domicilio en el Edificio José María Morelos y Pavón, Avenida Primero de Mayo # 1731, Segundo Piso, esquina Robert Bosch Colonia Zona Industrial C.P. 50071, Toluca, México, teléfono 2756700 extensión 6599.

Dado lo expuesto y fundado con antelación, de manera general no aplica la revocación del consentimiento otorgado; no obstante, en caso de considerar que en su caso particular sí procediera dicha revocación, el usuario puede solicitar la revocación del consentimiento que, en su caso hubiera otorgado para el tratamiento de sus datos personales, sin que se le atribuya a la revocación efectos retroactivos. Sin embargo, es importante considerar que no en todos los casos se podrá atender y/o concluir dicha solicitud de forma inmediata, ya que es posible que por alguna obligación legal o administrativa sea necesario continuar tratando sus datos personales; de manera independiente, a que dicha solicitud resulte improcedente.

Aunado a ello debe considerar que esta acción puede ocasionar que no se le siga prestando el servicio solicitado o concluya el trámite que hubiera sido iniciado, debido a que la revocación en el tratamiento de los datos personales, se podrá entender como desistimiento expreso en el procedimiento iniciado.

Para solicitar la revocación de sus datos personales deberá ingresar un escrito libre, dirigido ante el Responsable del Sistema de Datos, en el cual indique lo siguiente:

  • Nombre completo.
  • Sistema de Datos Personales en el cual obra la información respectiva.
  • Datos personales sobre los cuales se solicita la revocación.
  • Manifestación de que conoce las consecuencias que conlleva la revocación y que las asume a su entero perjuicio.
  • Firma autógrafa o huella digital.

Una vez ingresado el escrito, deberá comparecer personalmente ante la Unidad de Información que corresponda en el plazo de tres días hábiles siguientes a su presentación, a efecto de que le sean explicadas las consecuencias de la revocación y se ratifique su voluntad para llevar a cabo dicho acto, momento en el cual, en caso de ser procedente y de no encontrarse en los supuestos previstos en el presente aviso de privacidad, se procederá a su bloqueo por el periodo de tres meses y su posterior cancelación.

Dada la naturaleza en el tratamiento de los datos personales, no se advierte la existencia de alguna opción o medio para limitar el uso o divulgación de sus datos, sin embargo, en caso de que usted considere que resulte viable implementar alguno, por favor hágalo del conocimiento del responsable del sistema de datos personales para su valoración.

El presente aviso de privacidad se identifica con el número de revisión 01 de fecha 18 de febrero de 2015.

Se hace de su conocimiento que el Responsable del Sistema de Datos Personales es el M. en D. Jorge Bernáldez Aguilar, Director General de Responsabilidades de la Secretaría de la Contraloría del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado de México, con domicilio en el Edificio José María Morelos y Pavón, Avenida Primero de Mayo # 1731, Segundo Piso, esquina Robert Bosch, Colonia Zona Industrial C.P. 50071, Toluca, México, teléfono 2756700 extensión 6599.

Finalmente, se le comunica que podrá dirigirse al Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de México y Municipios, donde recibirá asesoría sobre los derechos que tutela la Ley, al teléfono: 01 722 226 19 80; correo electrónico infoem@infoem.org.mx y en su caso, presentar denuncia por violación en las disposiciones contenidas en el aviso de privacidad o a la normatividad que rige la materia.

 
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